KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE İŞLENMESİ POLİTİKASI

1. GİRİŞ

Türkiye Cumhuriyeti Anayasası’na göre, herkes, kendisi ile ilgili kişisel verilerin korunmasını talep etme hakkına sahiptir. Bu hak, kişinin kendisiyle ilgili kişisel veriler hakkında bilgilendirilme, bu verilere erişme, bunların düzeltilmesini veya silinmesini talep etme ve amaçları doğrultusunda kullanılıp kullanılmadığını öğrenmeyi de kapsamaktadır.

Söz konusu anayasal hakkın kullanılması kapsamında, kişisel verilerin işlenmesinde kişilerin temel hak ve özgürlüklerinin korunması ve kişisel verileri işleyen gerçek ve tüzel kişilerin yükümlülükleri ile uyacakları usul ve esasları düzenleyen 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) yayımlanmıştır. ENTEGRE PROJE YÖNETİM DANIŞMANLIK MÜHENDİSLİK TİCARET A.Ş (“Entegre Proje”) KVKK’ya uyum konusunda gerekli özeni göstermekte ve bunu işbu Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası (“Politika”) ile bir şirket politikası haline getirmektedir.

Politika’nın konusunu; Çalışan Adaylarına, Entegre Proje Hissedarlarına, Ziyaretçilere, İşbirliği İçinde Olduğumuz Kurumların Çalışanlarına, Müşterilere ve Üçüncü Kişilere (Kefil, Mağdur/Hak Sahibi) ait kişisel verilerin Entegre Proje tarafından korunması oluşturmaktadır. Çalışanlarımızın kişisel verilerinin korunmasına ilişkin yürütülen faaliyetler ise bu Politika’daki esaslarla paralel olarak kaleme alınan Entegre Proje Çalışanlarının Kişisel Verilerinin İşlenmesine İlişkin Politika hükümleri çerçevesinde yönetilmektedir.

2. AMAÇ

Bu Politika’nın amacı, EntegreProje tarafından KVKK’ya uygun olarak yürütülen kişisel veri işleme faaliyetleri ve kişisel verilerin korunmasına yönelik olarak benimsenen ilkeler konusunda açıklamalarda bulunulması ve bu kapsamda Çalışan Adayları, Entegre Proje Hissedarları, Ziyaretçiler, İşbirliği İçinde Olduğumuz Kurum Çalışanları, Müşteriler ve hak sahibi Üçüncü Kişiler başta olmak üzere kişisel verileri Entegre Proje tarafından işlenen kişilerin bilgilendirilerek şeffaflığın sağlanmasıdır.

3. KAPSAM

İşbu Politika’nın kapsamı dahilinde kişisel verileri işlenen veri sahipleri aşağıdaki şekilde kategorize edilmiştir:

Çalışan Adayları	Entegre Proje’ye iş başvurusunda bulunarak veya herhangi bir yolla özgeçmişini ve ilgili bilgilerini Entegre Proje’ye erişilebilir kılan gerçek kişiler
İş birliği içinde Olduğumuz Kurumların Çalışanları	Entegre Proje’ye ile iş ilişkisi içerisinde bulunan kurumların çalışanları
Müşteriler	Herhangi bir sözleşmesel ilişki olup olmadığına bakılmaksızın Entegre Proje tarafından yürütülen faaliyetler kapsamında iş ilişkileri dolayısıyla kişisel verileri elde edilen gerçek kişiler
Ziyaretçiler	Entegre Proje’nin fiziksel tesislerine çeşitli amaçlarla girmiş olan veya internet sitelerini ziyaret eden gerçek kişiler
Üçüncü Kişiler	Politika’da tanımlanmamış olmasına rağmen işbu Politika çerçevesinde kişisel verileri işlenen gerçek kişiler

Entegre Proje’ye çalışanlarının kişisel verilerinin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenmesi sürecine ilişkin olarak, işbu Politika’dan ayrı olarak “Entegre Proje Çalışanlarının Kişisel Verilerinin İşlenmesine İlişkin Politika” düzenlenmiştir.

4. TANIMLAR

İşbu Politika’da kullanılan tanımlar aşağıda yer almaktadır:

Açık rıza	Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza
Çalışan	Entegre Proje’ye bağımlı olarak, belirli veya belirsiz süreli olarak iş gören tüm gerçek kişiler
Çalışan adayı	Entegre Proje’ye iş başvurusunda bulunarak veya herhangi bir yolla özgeçmişini ve ilgili bilgilerini Entegre Proje’ye erişilebilir kılan gerçek kişiler
Çalışan Veri Sahibi Başvuru Formu	Entegre Proje çalışanlarının kişisel veri sahipleri olarak KVK Kanunu’nun 11. maddesinde açıklanan haklarına ilişkin başvurularını kullanırken yararlanacakları başvuru formu
İlgili Kullanıcı	Verilerin teknik olarak depolanması, korunması ve yedeklenmesinden sorumlu olan kişi ya da birim hariç olmak üzere veri sorumlusu organizasyonu içerisinde veya veri sorumlusundan aldığı yetki ve talimat doğrultusunda kişisel verileri işleyen kişileri
Kişisel veri	Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi
Kişisel verilerin işlenmesi	Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem
KVKK	6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu
KVK Kurulu	Kişisel Verileri Koruma Kurulu
KVK Kurumu	Kişisel Verileri Koruma Kurumu
Özel nitelikli kişisel veri	Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri
TCK	5237 sayılı Türk Ceza Kanunu
Veri işleyen	Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişi
Kişisel veri sahibi	KVK Kanunu’nda “ilgili kişi” olarak addedilen, kişisel verisi işlenen gerçek kişi
Kişisel Veri Sahibi Başvuru Formu	Entegre Proje bünyesinde kişisel verileri işlenen kişisel veri sahiplerinin KVKK Madde 11’de açıklanan haklarına ilişkin başvurularını kullanırken yararlanacakları başvuru formu
Kişisel Verilerin Silinmesi	Kişisel verilerin silinmesi, kişisel verilerin ilgili kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemidir.
Kişisel Verilerin Yok Edilmesi	Kişisel verilerin yok edilmesi, kişisel verilerin hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemidir.
Kişisel Verilerin Anonim Hale Getirilmesi	Kişisel verilerin anonim hale getirilmesi, kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilse dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesidir
Veri sorumlusu	Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişi
Ziyaretçi	Entegre Proje’nin fiziksel tesislerine çeşitli amaçlarla girmiş olan veya internet sitelerini ziyaret eden gerçek kişiler
Veri Sorumluları Sicili	Kişisel Verileri Koruma Kurulu Başkanlığı tarafından tutulan veri sorumluları sicili
Veri Envanteri	Entegre Proje’nin iş süreçlerine bağlı olarak gerçekleştirmekte olduğu kişisel veri işleme faaliyetlerini; kişisel veri işleme amaçları, kişisel verilerin aktarıldığı alıcı grubu ve ilgili kişisel veri sahibi grubuyla ilişkilendirerek oluşturduğu ve detaylandırdığı envanter

5. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİNE İLİŞKİN GENEL İLKELER

KVK Kanunu’nun 3. maddesi uyarınca, kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hale getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem, kişisel verilerin işlenmesi kapsamına girmektedir.

Kişisel verilerin işlenmesinde aşağıdaki ilkelere uyulması zorunludur:

• Hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olma

Entegre ProjeEntegre Proje, kişisel verileri işleme faaliyetlerini başta Anayasa olmak üzere, KVKK ve ilgili mevzuata ve dürüstlük kurallarına uygun olarak yürütür.

• Doğru ve gerektiğinde güncel olma

Kişisel verilerin işlenmesi faaliyeti yürütülürken, kişisel verilerin doğruluğu ve güncelliğinin sağlanmasına yönelik her türlü idari ve teknik tedbir Entegre Proje tarafından alınmaktadır.

• Belirli, açık ve meşru amaçlar için işlenme

Entegre Proje’nin kişisel verilerin işlenmesi faaliyetine başlamadan önce kişisel veri işleme amacını açık ve kesin olarak belirlemektedir.

• İşlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma

Kişisel veriler, Entegre Proje tarafından belirli, açık ve meşru amaçlar için ilgili amaç ile bağlantılı olarak gerektiği kadar işlenmektedir. Sonradan kullanılabileceği varsayımı ile veri işleme faaliyeti yürütülmemektedir.

• İlgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilme

Entegre Proje kişisel verileri, KVKK ve ilgili mevzuatta öngörülen veya veri işleme faaliyetine ilişkin amaçların gerektirdiği süre ile sınırlı olarak saklamaktadır.

6. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ

Entegre Proje kişisel verileri ve özel nitelikli kişisel verileri işleme faaliyetlerini KVK Kanunu’nun sırasıyla 5. ve 6. maddelerinde ortaya konulan veri işleme şartlarına uygun olarak yürütmektedir.

1. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENME ŞARTLARI

Entegre Proje, kişisel veri sahibinin açık rızası ile veya KVK Kanunu’nun 5. maddesinde öngörülen ve aşağıda sıralanmış olan hallerde açık rıza olmaksızın kişisel verileri işleyebilmektedir:

• Kanunlarda açıkça öngörülmesi.

• Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması.

• Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması.

• Entegre Proje’nin hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması.

• Kişisel veri sahibinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması.

• Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması.

• Kişisel veri sahibinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, Entegre Proje’nin meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması.

2. ÖZEL NİTELİKLİ KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ

Entegre Proje, hukuka aykırı olarak işlendiklerinde ayrımcılık yaratma riski taşıyan özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesini, KVK Kanunu’nun 6. maddesinde ortaya konulan veri işleme şartlarına uygun olarak gerçekleştirmektedir.

Özel nitelikli kişisel verilerin, kişisel veri sahibinin açık rızası olmaksızın işlenmesi yasaktır.

Özel nitelikli kişisel veri işleme faaliyeti için KVK Kurulu tarafından belirlenen tedbirler Entegre Proje tarafından etkin bir şekilde uygulanmaktadır.

3. ENTEGRE PROJE TARAFINDAN İŞLENEN KİŞİSEL VERİLERE İLİŞKİN KATEGORİZASYON

Entegre Proje Tarafından İşlenen Kişisel Veri Kategorileri

Kişisel Veri Kategorisi	Açıklaması	İlgili Kişisel Verinin İlişkili Olduğu Veri Sahibi Kategorisi
Kimlik Bilgisi	Ad-soyad, TC Kimlik numarası, uyruk bilgisi, anne-baba adı, doğum yeri, doğum tarihi, cinsiyet ve SGK numarası ile sınırlı olmamak kaydıyla; ehliyet, nüfus cüzdanı, ikametgâh gibi dokümanlarda yer alan tüm bilgiler	Müşteriler, Üçüncü Kişiler, Tedarikçiler, Ziyaretçiler, Çalışan Adayları, İşbirliği içinde Olduğumuz Kurumların Çalışanları
İletişim Bilgisi	Telefon numarası, adres, e-mail, faks numarası gibi bilgiler	Müşteriler, Çalışan Adayları, Ziyaretçiler, Tedarikçiler
Müşteri Bilgisi	Ticari faaliyetlerimiz ve bu çerçevede iş birimlerimizin yürüttüğü operasyonlar neticesinde ilgili kişi hakkında elde edilen ve üretilen bilgiler	Müşteriler
Müşteri İşlem Bilgisi	Ürün ve hizmetlerimizin kullanımına yönelik kayıtlar ile müşterinin ürün ve hizmetleri kullanımı için gerekli olan talimatları ve talepleri gibi bilgiler	Müşteriler
İşlem Güvenliği Bilgisi	Entegre Proje’nin ticari faaliyetlerinin yürütülmesi sırasında teknik, idari, hukuki ve ticari güvenliğin sağlanması için işlenen kişisel veriler	Müşteriler, Ziyaretçiler, Tedarikçiler,
Risk Yönetimi Bilgisi	Ticari, teknik ve idari risklerimizi yönetebilmemiz için bu alanlarda genel kabul görmüş hukuki, ticari teamül ve dürüstlük kuralına uygun olarak kullanılan yöntemler vasıtasıyla işlenen kişisel veriler	Müşteriler, Ziyaretçiler, Tedarikçiler, Çalışan Adayları
Finansal Bilgi	Kişisel veri sahibi ile kurulan hukuki ilişkinin tipine göre yaratılan her türlü finansal sonucu gösteren bilgi, belge ve kayıtlara ilişkin işlenen kişisel veriler	Müşteriler, Tedarikçiler
Çalışan Aday Bilgisi	Entegre Proje çalışanı olmak için başvuruda bulunmuş veya ticari teamül ve dürüstlük kuralları gereği Entegre Proje’nin insan kaynakları ihtiyaçları doğrultusunda çalışan adayı olarak değerlendirilmiş veya Entegre Proje ile çalışma ilişkisi içerisinde olan bireylerle ilgili işlenen kişisel veriler.	Çalışan Adayları
Hukuki İşlem ve Uyum Bilgisi	Hukuki alacak ve haklarımızın tespiti, takibi ve borçlarımızın ifası kapsamında işlenen kişisel veriler	Müşteriler, Çalışan Adayları, Tedarikçiler, Üçüncü Kişiler,
Denetim, Teftiş ve Uyum Bilgisi	Entegre Proje’nin kanuni yükümlülükleri ve Entegre Proje politikalarına uyumu kapsamında işlenen kişisel veriler	Müşteriler, Çalışan Adayı, Ziyaretçiler, Tedarikçiler
Özel Nitelikli Kişisel Veri	KVK Kanunu’nun 6. maddesinde belirtildiği üzere; kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri,	Müşteriler, Çalışan Adayları, Üçüncü Kişiler, İşbirliği içinde Olduğumuz Kurumların Çalışanları
Pazarlama Bilgisi	Ürün ve hizmetlerimizin kişisel veri sahibinin kullanım alışkanlıkları, beğenisi ve ihtiyaçları doğrultusunda özelleştirilerek pazarlamasının yapılmasına yönelik işlenen kişisel veriler ve bu işleme sonuçları neticesinde yaratılan rapor ve değerlendirmeler	Müşteriler
Talep / Şikayet Yönetim Bilgisi	Entegre Proje’ye yöneltilmiş olan her türlü talep veya şikayetin alınması ve değerlendirilmesine ilişkin kişisel veriler.	Müşteriler, Çalışan Adayları

7. KİŞİSEL VERİLERİN GÜVENLİĞİNİN VE GİZLİLİĞİNİN SAĞLANMASI

Entegre Proje, KVK Kanunu’nun 12. maddesine uygun olarak, işlemekte olduğu kişisel verilerin hukuka uygun olarak işlenmesi ve muhafazasını sağlamak ve söz konusu kişisel verilere hukuka aykırı biçimde erişilmesini önlemek için gerekli olan her türlü teknik ve idari tedbirleri almaktadır.

KVKK çerçevesindeki faaliyetlerin iş bu politika çerçevesinde bir bütün olarak yeterli ve etkin bir şekilde yürütülmesi ile ilgili Entegre Proje içi koordinasyondan kurumsal uyum fonksiyonunu üstlenen Entegre Proje birimi sorumludur. Söz konusu birim bu kapsamda;

• İş bu politikanın takibinin gerçekleştirilmesi ve gereken durumlarda güncellenmesi kapsamında Yönetim Kurulu’nun onayına sunulması,

• Kişisel verilerin korunması, işlenmesi ve imhası ile ilgili iş bu politikanın dışındaki diğer politika ve prosedürlerin ilgili Entegre Proje birimleri ile eş güdüm halinde oluşturması,

• Politika ve prosedürlerin uygulanması için gerekli görev dağılımının yapılması ve üst yönetimin onayına sunulması,

• Kanun’un 12. maddesi uyarınca alınan her türlü teknik ve idari tedbirlerin uygulanmasının takip edilmesi ve denetiminin planlanması,

• Kişisel veri sahipleri tarafından yapılan başvuru ve taleplerle ilgili süreçlerin takibinin yapılması ve ortaya çıkabilecek sorunların çözümü için gerekli koordinasyonun sağlanması,

• KVK K ve ilgili mevzuata uyumun sağlanması için yapılması gereken hususların tespit edilmesi ve uygulanmasının gözetilmesi,

• Kişisel Verileri Koruma Kurulu ile olan ilişkilerin yürütülmesi ile yetkili ve sorumludur.

1. KİŞİSEL VERİLERİN HUKUKA UYGUN İŞLENMESİNİ SAĞLAMAK VE HUKUKA AYKIRI ERİŞİMİ ENGELLEMEK İÇİN ALINAN TEKNİK TEDBİRLER

Kişisel verilerin korunması amacıyla her türlü teknik güvenlik önlemi alınmış olup olası risklere karşı yeterli koruma düzeyi sağlanmıştır. Alınan başlıca teknik önlemler aşağıda sıralanmaktadır.

• Entegre Proje bünyesinde kişisel verilere erişim imkanı sağlayan sistemler üzerinde periyodik olarak yetki ve erişim kontrolleri uygulanmaktadır.

• Alınan teknik önlemler risk yönetimi, iç kontrol ve iç denetim süreçleri kapsamında icrai faaliyetlerden bağımsız olarak ayrıca gözetilmektedir.

• Yeterli uzmanlık düzeyinde personel istihdam edilmektedir.

2. KİŞİSEL VERİLERİN HUKUKA UYGUN İŞLENMESİNİ SAĞLAMAK VE HUKUKA AYKIRI ERİŞİMİ ENGELLEMEK İÇİN ALINAN İDARI TEDBIRLER

   • Entegre Proje çalışanları KVK Kanunu’na uyum konusunda eğitilmekte ve bilinçlendirilmektedir.

   • Kişisel veri aktarımının söz konusu olduğu durumlarda, kişisel verilerin aktarıldığı taraflar ile KVK Kanun’u uyarınca kişisel verilerin güvenliği için yerine getirilmesi gereken yükümlülükleri içeren genel şartlar oluşturulmakta ve bunların karşı taraf bazında imza edilmesi sağlanmaktadır.

   • KVK Kanunu’na uyum için tespit edilen gerekliliklerin sağlanması için iş birimleri bazında uygulama kuralları belirlenmekte, bunların sürekliliğinin sağlanması için gerekli idari tedbirler şirket içi prosedürler ve eğitimler yoluyla sağlanmaktadır.

   • Entegre Prpje ile karşı taraflar bazındaki hukuki ilişkiyi yöneten sözleşme ve belgelere, Entegre Proje’nin talimatları ve Kanunla getirilen istisnalar dışında, kişisel verileri işlememe, ifşa etmeme ve kullanmama yükümlülüğü getiren kayıtlar konulmakta, bu konuda çalışanların farkındalığı yaratılmakta ve denetimler yürütülmektedir.

3. KİŞİSEL VERİLERİN KANUNİ OLMAYAN YOLLARLA İFŞASI DURUMUNDA ALINACAK TEDBİRLER

KVK Kanunu’na uyum konusundaki gereklilikler çerçevesinde işlenen kişisel verilerin kanuni olmayan yollarla başkaları tarafından elde edilmesi halinde, bu durumun en kısa sürede ilgili veri sahibine ve KVK Kurul’una bildirilmesini sağlayan bir iç prosedür geliştirilmiştir.

8. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENME AMAÇLARI VE SAKLAMA SÜRELERİ

1. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENME AMAÇLARI

Entegre Proje nezdinde kişisel veriler aşağıda sayılan amaçlar çerçevesinde işlenmektedir:

• Anlaşmalı kurumlar ve/veya tedarikçilerle ile yapılan sözleşmeler kapsamında ilişkilerin ve iş süreçlerinin yönetimi,

• Çalışan adayları ile ilgili süreçlerin yürütülmesi ve iş sözleşmelerinin kurulması,

• Faaliyetlerin Entegre Proje prosedürleri ve ilgili mevzuata uygun olarak yürütülmesinin sağlanması için gerekli denetim faaliyetlerinin planlanması ve icrası,

• İç kontrol süreçlerinin yürütülmesi,

• İlgili kişilerin taleplerinin karşılanabilmesi,

• Kurumsal sürdürülebilirlik faaliyetlerinin planlanması ve yürütülmesi,

• Müşteri talep ve şikayetlerinin değerlendirilmesi,

• Pazarlama faaliyetleri kapsamındaki süreçlerin yürütülmesi,

• Entegre Proje’nin işletmesel faaliyetlerinin, iş ilişkilerimizin ve insan kaynakları süreçlerinin yürütülebilmesi,

• Şirketler hukukundan doğan süreçlerin gerçekleştirilmesi,

• Ürün ve hizmetlerimizin müşterilerimize en uygun şekilde sunulmasının sağlanması,

• Yetkili kurum ve kuruluşlara ilgili mevzuattan doğan yükümlülüklere istinaden bilgi verilmesi,

• Ziyaretçi kayıtlarının oluşturulması ve takibi

1. KİŞİSEL VERİLERİN SAKLAMA SÜRELERI

Entegre Proje kişisel verilerin saklanması için ilgili mevzuatta belli bir süre öngörülüp öngörülmediğini tespit etmekte, Türk Ceza Kanunu’nun 138’inci maddesine ve KVK Kanunu’nun 4’üncü ve 7’inci maddelerine uygun olarak; işlenilen kişisel verilerin, yalnızca ilgili mevzuatta öngörülmüş bir süre olması halinde bu süre boyunca veya ilgili mevzuatta bir süre öngörülmemiş ise kişisel veri işleme amacının gerektirdiği süre kadar muhafaza edilmesini sağlamaktadır.

9. KİŞİSEL VERİLERİN SİLİNMESİ, YOK EDİLMESİ VE ANONİM HALE GETIRILMESI

Kişisel verilerin işlenme amacı sona ermiş ve ilgili mevzuat ve/veya Entegre Proje’nin belirlediği saklama sürelerinin sonuna gelinmişse, kişisel veriler veri sahibinin talebi veya re’sen Entegre Proje tarafından silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir.

Bu konuya ilişkin usul ve esaslar KVK Kanunu ve Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik hükümleri çerçevesinde belirlenmiştir.

1. KİŞİSEL VERİLERİN SİLİNMESİ VE YOK EDİLMESİ TEKNİKLERİ

Kişisel verilerin kayıt ortamlarına uygun yöntemlerle silinmesi ve yok edilmesi esastır. Kişisel verilerin silinmesi ve yok edilmesi tekniklerine ilişkin detaylar “Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası”nda yer almaktadır. Entegre Proje tarafından kullanılması muhtemel silme veya yok etme teknikleri aşağıda sıralanmaktadır:

1. Fiziksel Olarak Yok Etme

Kişisel veriler herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla da işlenebilmektedir. Bu tür veriler silinirken/yok edilirken kişisel verinin sonradan kullanılamayacak biçimde fiziksel olarak yok edilmesi sistemi uygulanmaktadır.

2. Yazılımdan Güvenli Olarak Silme/Yok Etme

Tamamen veya kısmen otomatik olan yollarla işlenen ve dijital ortamlarda muhafaza edilen veriler silinirken/yok edilirken; verinin bir daha belirli kişilerce ya da hiçbir biçimde kurtarılamayacak şekilde ilgili yazılımdan silinmesine ilişkin yöntemler kullanılır.

3. Uzman Tarafından Güvenli Olarak Silme/Yok Etme

Entegre Proje bazı durumlarda kendisi adına kişisel verileri silmesi/yok etmesi için bir uzman ile anlaşabilir. Bu durumda, kişisel veriler bu konuda uzman olan kişi tarafından bir daha kurtarılamayacak biçimde güvenli olarak silinir/yok edilir.

2. KİŞİSEL VERİLERİN ANONİM HALE GETİRİLMESİ TEKNİKLERİ

Kişisel verilerin anonim hale getirilmesi, Kişisel Verilerin başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek bir hale getirilmesini ifade eder.

KVK Kanunu’nun 28. maddesine uygun olarak; anonim hale getirilmiş olan kişisel veriler araştırma, planlama ve istatistik gibi amaçlarla işlenebilir. Bu tür işlemeler KVK Kanunu kapsamı dışında olup, kişisel veri sahibinin açık rızası aranmayacaktır. Anonim hale getirilerek işlenen kişisel veriler KVK Kanunu kapsamı dışında olacağından işbu Politika’nın 12. Bölümünde düzenlenen haklar bu veriler için geçerli olmayacaktır. Entegre Proje tarafından en çok kullanılması muhtemel anonimleştirme teknikleri aşağıda sıralanmaktadır.

1. Maskeleme

Veri maskeleme kişisel verinin temel belirleyici bilgisinin veri seti içerisinden çıkartılarak kişisel verinin anonim hale getirilmesi yöntemidir.

2. Toplulaştırma

Veri toplulaştırma yöntemi ile birçok veri toplulaştırılmakta ve kişisel veriler herhangi bir kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmektedir.

3. Veri Türetme

Veri türetme yöntemi ile kişisel verinin içeriğinden daha genel bir içerik oluşturulmakta ve kişisel verinin herhangi bir kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesi sağlanmaktadır.

4. Veri Karma

Veri karma yöntemi ile kişisel veri seti içindeki değerlerin karıştırılarak değerler ile kişiler arasındaki bağın kopartılması sağlanmaktadır.

Kişisel verilerin anonim hale getirilmesi tekniklerine ilişkin detaylar “Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası”nda yer almaktadır.

10. KİŞİSEL VERİLERİN AKTARILDIĞI ÜÇÜNCÜ KİŞİLER VE AKTARIM AMAÇLARI

Kişisel veri aktarımlarında uygulanacak usul ve esaslar KVK Kanunu’nun 8. ve 9. maddelerinde düzenlenmiştir. Entegre Proje’nin sunmuş olduğu hizmetlerin yerine getirilmesi amacıyla, kişisel veriler Kanun ve sair mevzuat (1774 sayılı Kimlik Bildirme Kanunu, 2918 sayılı Karayolları Trafik Kanunu, 6502 sayılı Tüketicinin Korunması Hakkında Kanun ve bu sayılan kanunlara ilişkin sair yönetmelikler, denetleyici ve düzenleyici kurum ve kuruluşların düzenlemeleri ile kamu otoritelerinin zorunlu kıldığı haller dahil olmak fakat bunlarla sınırlı olmamak üzere) hükümleri çerçevesinde işlenmekte ve Entegre Proje’nin altyapı sağlayıcıları, hizmet aldığı üçüncü kişiler, anlaşmalı kurumlar, iş ortaklarımız ve diğer üçüncü kişilerle paylaşılabilmektedir. Kişisel verilerin, KVK Kanunu’nda belirtilen istisna haller hariç olmak üzere kişisel veri sahibinin açık rızası olmaksızın aktarılması mümkün değildir.

Kişisel verilerin üçüncü kişilere aktarımına ilişkin detaylar “Veri Aktarımı ve Paylaşımı Prosedüründe” yer almaktadır.

1. KİŞİSEL VERİLERİN YURT İÇİNDE AKTARIMI

KVK Kanunu’nun 8. maddesine uygun olarak, kişisel verilerin yurt içinde aktarımı işbu Politika’nın “Kişisel Verilerin İşlenme Şartları” başlıklı 6.1. bölümünde belirtilen koşullardan birinin sağlanmış olması kaydıyla mümkündür.

Kişisel verilerin yurt içinde aktarımına ilişkin detaylar “Veri Aktarımı ve Paylaşımı Prosedürü”nde yer almaktadır.

2. KİŞİSEL VERİLERİN YURT DIŞINA AKTARIMI

KVK Kanunu’nun 9. maddesine uygun olarak, kişisel verilerin yurt dışına aktarılması halinde, yurt içi aktarımlarına ilişkin koşulların sağlanmış olmasının yanı şıra aşağıdaki hususlardan birinin varlığı aranmaktadır:

• Aktarım yapılacak ülkenin KVK Kurulu tarafından ilan edilen yeterli korumaya sahip ülkeler arasında sayılması

• Aktarım yapılacak ülkede yeterli korumanın bulunmaması halinde, Türkiye’deki ve ilgili yabancı ülkedeki veri sorumlularının yeterli bir korumayı yazılı olarak taahhüt etmeleri ve KVK Kurulu’nun buna yönelik izninin bulunması

Kişisel verilerin yurt dışına aktarımına ilişkin detaylar “Veri Aktarımı ve Paylaşımı Prosedürü”nde yer almaktadır.

3. ŞİRKETİMİZ TARAFINDAN KİŞİSEL VERİLERİN AKTARILDIĞI KİŞİ GRUPLARI

Entegre Proje, KVK Kanunu’nun 8. ve 9. maddelerine uygun olarak ve işbu Politika kapsamı dâhilinde olan kişisel veri sahiplerinin kişisel verilerini aşağıda belirtilen kişi gruplarına belirtilen amaçlar çerçevesinde aktarabilmektedir:

KİŞİ GRUPLARI	TANIM	AKTARIM AMACI
Kamu Kurum ve Kuruluşları	İlgili mevzuat hükümlerine uygun olarak Entegre Proje’nin bilgi ve belgelerini talep eden kamu kurum ve kuruluşları	İlgili kamu kurum ve kuruluşlarının talep ettiği amaçla sınırlı olarak
Özel Hukuk Kişileri	İlgili mevzuat hükümlerine uygun olarak Entegre Proje’nin bilgi ve belge paylaşımında bulunduğu özel hukuk kişileri	İlgili mevzuat hükümleri çerçevesinde ve Entegre Proje’nin faaliyet gösterdiği alanlarda hizmetini devam ettirmesi amacıyla sınırlı olarak

11. ŞİRKETİMIZİN AYDINLATMA YÜKÜMLÜLÜĞÜ

Entegre Proje, KVK Kanunu’nun 10. maddesine uygun olarak, kişisel verilerin toplanması sırasında kişisel veri sahiplerini bilgilendirmektedir. Bu kapsamda, Entegre Proje aşağıdaki bilgileri kişisel veri sahiplerine sağlayarak aydınlatma yükümlülüğünü yerine getirmektedir:

• Veri sorumlusu sıfatıyla Entegre Proje’nin unvanı

• Kişisel verilerin hangi amaçla işleneceği

• İşlenen kişisel verilerin kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceği

• Kişisel veri toplamanın yöntemi ve hukuki sebebi

• Kişisel veri sahibinin hakları

12. KİŞİSEL VERİ SAHİPLERİNİN HAKLARI VE BU HAKLARIN KULLANILMASI

Kişisel veri sahipleri KVK Kanunu’nun 13. maddesine uygun olarak, bu bölümün 12.1. başlığı altında sayılan haklarına ilişkin taleplerini aşağıda belirtilen yöntemler veya KVK Kurulu’nun belirlediği diğer yöntemlerle Entegre Proje Veri Sahibi Başvuru Formu’nu doldurup imzalayarak Entegre Proje’ye iletmeleri durumunda , söz konusu talep, talebin niteliğine göre ücretsiz olarak sonuçlandırılmaktadır.

Entegre Proje’nin kurumsal web sitesinde “Yasal Bilgilendirme” bölümü altında bulunan formun doldurulduktan sonra;

• Islak imzalı bir nüshasının bizzat elden veya noter aracılığı ile “Sahrayı Cedit, Halk Sk. Sıddıklar İş Merkezi No:56/4 34734 Kadıköy/İstanbul” adresine iletilmesi ya da

• 5070 Sayılı Elektronik İmza Kanunu kapsamındaki “güvenli elektronik imza” ile imzalandıktan sonra güvenli elektronik imzalı formun [email protected] e-mail adresine kayıtlı elektronik posta ile gönderilmesi gerekmektedir.

Entegre Proje, başvuruda bulunan kişinin kişisel veri sahibi olup olmadığını tespit etmek adına ilgili kişiden bilgi talep edebilir ve kişisel veri sahibinin başvurusunda yer alan hususları netleştirmek adına, kişisel veri sahibine başvurusu ile ilgili soru yöneltebilir.

1. BAŞVURU HAKKI

Kişisel veri sahipleri KVK Kanunu’nun 11. maddesi uyarınca, aşağıda yer alan konularla ilgili Entegre Proje’den talepte bulunma hakkına sahiptir:

• Kişisel verilerinin işlenip işlenmediğini öğrenme,

• Kişisel verileri işlenmişse, buna ilişkin bilgi talep etme,

• Kişisel verilerinin işlenme amacını ve kişisel verilerinin amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,

• Kişisel verilerinin yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri öğrenme,

• Kişisel verilerinin eksik veya yanlış işlenmiş olması halinde bunların düzeltilmesini isteme ve

bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,

• Kişisel verilerinin işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması halinde bunların silinmesini, yok edilmesini veya anonim hale getirilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,

• İşlenen verilerinin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle veri sahibinin aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,

• Kişisel verilerinin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması halinde zararın giderilmesini talep etme.

2. BAŞVURU HAKKININ KAPSAMI DIŞINDA KALAN DURUMLAR

KVK Kanunu’nun 28. maddesi uyarınca, aşağıdaki haller KVK Kanun’u kapsamı dışında tutulduğundan kişisel veri sahiplerinin başvuru haklarını ileri sürmeleri mümkün değildir:

• Kişisel verilerinin resmi istatistik ile anonim hâle getirilmek suretiyle araştırma, planlama ve istatistik gibi amaçlarla işlenmesi.

• Kişisel verilerinin millî savunmayı, millî güvenliği, kamu güvenliğini, kamu düzenini, ekonomik güvenliği, özel hayatın gizliliğini veya kişilik haklarını ihlal etmemek ya da suç teşkil etmemek kaydıyla, sanat, tarih, edebiyat veya bilimsel amaçlarla ya da ifade özgürlüğü kapsamında işlenmesi.

KVK Kanunu’nun 28. maddesinin 2. fıkrası uyarınca, zararın giderilmesini talep etme hakkı hariç olmak üzere, aşağıdaki durumlarda kişisel veri sahiplerinin haklarını ileri sürmeleri mümkün değildir:

• Kişisel veri işlemenin suç işlenmesinin önlenmesi veya suç soruşturması için gerekli olması.

• İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş kişisel verilerin işlenmesi.

3. CEVAP VERME USULÜ

KVK Kanunu’nun 13. maddesine uygun olarak, Entegre Proje, kişisel veri sahibinin yapmış olduğu başvuru taleplerini, talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç 30 (otuz) gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırmaktadır. Ancak, işlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi hâlinde, KVK Kurulunca belirlenen tarifedeki ücretin alınması mümkündür.

Entegre Proje, kişisel veri sahibinin başvuru talebini kabul edebileceği gibi, gerekçesini açıklayarak aşağıda sayılı nedenlerle reddedebilir ve cevabını ilgili kişiye yazılı olarak veya elektronik ortamda bildirebilir.

• Diğer kişilerin hak ve özgürlüklerini engellemesi

• Orantısız çaba gerektirmesi

• Bilginin kamuya açık bir bilgi olması

• Başkalarının gizliliğini tehlikeye atması

• KVK Kanunu uyarınca kapsam dışında kalan hallerden birinin mevcut olması

Kişisel veri sahibi, başvurusunun reddedilmesi, verilen cevabı yetersiz bulması veya süresinde başvurusuna cevap verilmemesi hallerinde, veri sorumlusunun cevabını öğrendiği tarihten itibaren otuz ve her halde başvuru tarihinden itibaren altmış gün içinde KVK Kurulu’na şikayette bulunma hakkına sahiptir.

13. ŞİRKET İÇERİSİNDE YAPILAN KİŞİSEL VERİ İŞLEME FAALİYETLERİ İLE İNTERNET SİTESİ ÜZERİNDE YAPILAN VERİ İŞLEME FAALİYETLERİ

1. ŞİRKETİ ZİYARET EDEN MÜŞTERİ GİRİŞ – ÇIKIŞLARI

Entegre Proje’yi ziyaret eden misafirlerimizin giriş çıkışlarının takibine yönelik kişisel veri işleme faaliyeti gerçekleştirilmektedir.

2. İNTERNET SİTESİ ZİYARETÇİLERİ

Entegre Proje’ye ait internet sitesini ziyaret eden kişilerin site içerisindeki internet hareketleri, kendilerine özelleştirilmiş içerikler gösterilebilmesi ve çevrimiçi reklamcılık faaliyetlerinde bulunulabilmesi için (teknik vasıtalar ile örneğin cookie) kaydedilmektedir. Entegre Proje’nin bu faaliyetleri ile ilgili detaylı açıklamalar internet sitemizde Gizlilik Politikaları metinleri içerisinde yer almaktadır.

KİŞİSEL VERİ SAHİBİ BAŞVURU FORMU