PROJE YÖNETİMİNİN PROJE ÜRETİM SÜRECİNE KATKISI
Proje yönetimi, günümüzde gayrimenkul geliştirme faaliyetlerinin önemli ve etkin bir bileşeni haline gelmiştir. En yalın anlatımı ile Proje Yönetimi, projeyi hedeflenen sürede, kalitede ve optimum maliyet ile, İSG kuralları çerçevesinde gerçekleştirmek için yapılan çalışmaların tümüdür. Bu temel hedeflere, projenin işletme maliyetlerini düşürme, çevreye minimum olumsuz etki, enerji verimliliğine ve kentsel gelişime katkı gibi daha sosyal ve uzun vadeli hedefler eklenebilir. Bu hedeflere ulaşabilmek için birinci öncelik, hazırlık aşamasında mutlaka gerekli planlamanın yapılması ve etkin proje yönetim ekibinin kurulmasıdır. Proje Yönetimi sadece bir ekibin yaptığı bir hizmet olarak değil, tüm paydaşların görev ve sorumlulukları çerçevesinde, hizmet ve aksiyonlarını zamanında ve eksiksiz olarak yerine getirmesi olarak anlaşılmalıdır.
Proje aşamaları genel olarak, Stratejik Tanım, Hazırlık, Tasarım, İhale, Yapım, İşletmeye Alma ve İşletme olarak tanımlanabilir.
• Stratejik Tanım aşamasında Geliştirici, Resmi İdareler, Finansman Kurumlan, Yatırım Danışmanları, Gayrimenkul Değerleme, Kiralama/Satış Danışmanları, Pazar Araştırması, Tasarım, Yüklenici ve Proje Yönetim firmalarından destek alabilir. Bu destekler projeyle ilgili ihtiyaç ve hedeflerin tanımlanmasına, karşılaşılabilecek sorunların, risklerin belirlenmesine ve öngörülmesine önemli katkı sağlayacaktır. Proje Yönetim firmasının bu aşamada verebileceği katkılar arasında yapılabilirlik analizi, yatırım ön bütçesi, ön master iş planı, risk analizi ve benzeri hizmetler sayılabilir. Potansiyel sorunları ve alternatif çözümleri gerçekçi olarak öngörmek amacıyla proje yönetim firması ve diğer paydaşlardan alınacak bu hizmetler önem taşır. Proje Yönetim başta olmak üzere, paydaşların benzeri tecrübelere sahip olmaları, Geliştirici’nin işini kolaylaştıracak ve her aşamada katma değer yaratacaktır. Stratejik Tanım aşamasında Geliştirici, Proje Yönetim firması ile birlikte projenin yol haritasını oluşturur.
• Proje ile ilgili ilerleme kararı alındıktan sonra, Hazırlık aşamasında, Geliştirici ve Proje Yönetim firması birlikte tasarım ekibini oluştururlar ve Proje Yönetim firması Proje Yönetim Planım hazırlar. Böylece projenin gerçekleştirilme stratejisi, yatırım ön bütçesi, risk analizi, tasarım süreci ve teslimatlar, paydaşların görev ve sorumluluklarının belirlenmesi ve bunların sözleşmesel olarak yükümlülük altına alınması sağlanır.
• Tasarım Sürecinin yönetilmesinde, Proje Yönetim firmasına düşen belli başlı görevler arasında ara termin hedeflerini içeren süreç yönetimi, hedeflenen ön bütçe çerçevesinde tasarım ekibiyle birlikte çalışılarak optimum kalitenin sağlanması, ara terminlerin ve resmi izinlerle ilgili takiplerin zamanında yapılması sayılmayabilir. Tasarım sürecinin tamamlanmasına paralel olarak inşaat yatırım bütçesi netleştirilir ve İşverenin yapacağı piyasa araştırmaları çerçevesinde gerekli tasarım revizyonları da yapılarak, inşaat uygulama sürecinin yol haritası güncellenir.
• İhale aşamasında Proje Yönetim firması, uygulama firmalarının belirlenmesi çalışmalarını yürütür. Bu aşamadaki en önemli konu tecrübeler çerçevesinde uygulama döneminde görev yapacak paydaşların görev tanımlarının, yapım dönemi ara termin tarihlerinin ve sorumlulukların belirleneceği ve tarafların çıkarlarım koruyacak sözleşmeleri İşverene önermek ve gerekli onayları almaktır.
• Yapım Sürecinde, rekabetçi ihaleler sonucu seçilecek olan Yüklenici firmaların projenin süre hedeflerine göre hazırlanan onaylı programa uygun ilerletilmesi, bütçe izleme, kalite kontrol ve imalatın ihtiyaç duyacağı detaylı tasarımların tamamlatılması, çalışmaların İşverene düzenli olarak raporlanması hizmetleri de Proje Yönetim ekibi tarafından yürütülür. Bu aşamada, gerekli tedbirler, aksiyonlar ve kararların zamanında alınmasının sağlanması proje yönetim ekibinin tecrübesi ve yeterliliği ile doğru orantılıdır.
• İşletmeye Alma Süreci, projenin gerekli tüm testlerin, devreye alma ve geçici kabullerin tam ve eksiksiz olarak yapılması sonrasında İşletme/son kullanıcıya teslimi işlemlerini içerir ve bu sürecin sonuçlanması proje yönetimin görevlerinin başarıyla tamamlanması anlamına gelir. Tüm bu süreçlerde, Proje yönetim firması, kadrosu ve tecrübesi ile üstleneceği hizmetlerin tanımlayacağı sorumluluklar çerçevesinde, Geliştiricinin teknik ve idari temsilcisi olarak çalışarak projeyle ilgili risklerin azaltılması, hedeflenen sonuçların sağlanması amacıyla sürekli olarak titiz bir çaba içinde olacaktır. Birbirine bağlı ve tamamlayıcı nitelikteki yukarıda değinilen bütün süreçlerde, Proje yönetim firması, kullanacağı Doküman Kontrol, Maliyet Kontrol, Tasarım Yönetimi, Raporlama, Kalite Güvence ve Takip sistemleri ile projenin yapıtaşını oluşturacak, hesap verilebilirlik ve sorumluluklar açısından Geliştirici’ye ciddi katma değer sağlayacaktır.
Gayrimenkul Türkiye Mart/Nisan 2017, Söyleşi