Proje Yönetimi anlamak için önce “Proje” kavramını irdelemeliyiz. “Proje” Amerikan menşeli PMI’ a (Project Management Institute) göre bir başlangıç ve bir bitiş tarihi olan ve sonunda benzersiz bir ürünün çıktığı çaba sürecidir. Başka bir deyiş ile her bir proje kendine has özellikler içerir ve her bir projeye özel hazırlık yapılmalı ve buna göre yönetilmelidirler. Planlaması doğru yapılmayan ve uygun metotlar kullanılarak yönetilmeyen projelerin başarılı olmaları oranı çok düşüktür.

Proje Yönetimi, bir dokümanlar bütünlüğü ve bir sistem olarak görünse de aynı zamanda takım çalışmasına verilebilecek en iyi örneklerden biridir. Birbirini tanıyan ve destek olan takımlar, önceki projelerde test edilmiş ve kanıtlanmış sistemler ile birlikte tüm süreçleri hızlandırır. Ancak sadece iyi takımların olması projelerde başarıyı garantilemez. Bunun için her bir aksiyon sonrası tüm paydaşlar için sorgulanabilir olmayı sağlayacak dokümanlar, projeye özel hazırlanmış detaylı bir Proje Yönetim Planı ile kontrolü ve erişimi kolay olan bir Merkezi Doküman Kontrol Sistemi (DCC) olmazsa olmazlar arasındadır.

İnşaat projeleri çoklu paydaş yapısı nedeni ile (İşveren, tasarımcı, danışman, yüklenici, tedarikçi, işletmeci vb.) yönetilmesi oldukça kompleks olan süreçler içerir. Merkezi bir bilgi toplanması ve yine aynı şekilde merkezi bir bilgi dağılımı, projelerin; maliyet, süre ve kapsam hedeflerine ulaşmasında çok kritik rol almaktadır. Örneğin; tasarımcı tarafından gündeme getirilen bir değişikliğin süre, maliyet ve inşa edilebilir olması yönünden incelenmesi, ilgili tüm paydaşlar dahilinde teyit edilmiş olması ve İşveren tarafından nihai onayının verilmiş olması gerekmektedir. Tüm bu süreçler bir Proje Yönetim tarafından yönetilir ise süreç hem daha kısa sürecek, hedeflenen sonuca ulaşılır hem de hızlı ve yanlış kararlar neticesinde projenin ilerleyen safhalarında oluşabilecek süre uzamaları ve/veya maliyet artışlarının önüne geçilmiş olunur.

İnşaat projelerinin genel olarak işleyiş sırası aşağıdaki gibidir:

Proje Yönetim bu süreçlerin herhangi bir noktasında başlayabilir veya bitebilir ancak başarılı bir proje sonucu için (kapsamı gerçekleşmiş, süresi ve bütçesi dahilinde tamamlanmış) Proje Yönetim firması tasarımcı seçimi öncesi sürece dahil olmalı ve son kullanıcıya devredilmesinin sonuna kadar süreç içerisinde aktif olmalıdır.

Grafikten de görülebileceği gibi, projelerin tasarım evresi; inşaat sürecine nazaran paydaşların etkilerinin yüksek olduğu ve değişikliklerin projeye etkisinin düşük olduğu süreçtir. Bu etkiler proje sonuna doğru tam ters yönde değişir ve proje sonunda paydaş etkisi en aza ve değişikliklerin etkisi de en üst seviyeye çıkar. Ayrıca projenin süre ve maliyetinin neredeyse %70 oranında belirlendiği tasarım süreci düzgün bir şekilde yönetilemez ise ileride oluşabilecek değişiklikler hem proje bütçesine ciddi yükler getirecek hem de proje süresinin uzamasına neden olabilecektir.

Tasarım evresi inşaat projelerinin aynı zamanda ana planlama sürecidir. Hem proje bütçesinin hem de iş programının oluştuğu süreç genel olarak bu süreçtir. Proje Yönetim firmasının bu süreçte en önemli katkısı proje risk kaydının hazırlanmasıdır. Hem bütçe hem de iş programı hazırlanması süresince kullanılacak olan bu risklerin hem doğru tanımlanması hem de miktarlar ile desteklenmesi (iş programı için gün, bütçe için maliyet vs.), doğru bütçe ve iş programı oluşturulması için olmaz ise olmaz bir işlemdir. Gerçekçi olmayan bütçe ve/veya iş programları proje süresinde birçok sıkıntıya yol açmaktadır ve İşverenlerin karar almalarını zorlaştırmaktadır. Tanımlanmamış riskler için riskin nasıl bertaraf edileceği de tanımlanamayacağı için, risk oluştuğunda karşılık vermek hem maliyetli olabilir hem de süre kaybına yol açabilir. Riskler ayrıca proje süresince yaşayan bir sürece sahiplerdir. Risk listesi proje sonuna kadar periyodik olarak güncellenir ve buna göre bütçe ve iş programı projeksiyonları gerçekleştirilir. Doğru projeksiyonlar ile projenin hedeflerinden sapması zamanında tespit edilemez ise, aksiyon almak imkansız hale gelebilir.

Özetle, proje yönetim doğru zamanda doğru sistemler ile projeye dahil olur ise, planlamayı ve koordinasyonu en üst seviyede sağlar. Bu şekilde projenin hedeflerine (süre, maliyet, kapsam, kalite, iş güvenliği vb.) ulaşma olasılığı arttırılmış olacaktır.

Mert Güven, İnşaat Mühendisi, PMP